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シンプルで確実なデータの一元管理法
仕事術

 特別なツールを使用せずに、関連するデータを一元管理することで、データの検索、データのメンテナンスが恐ろしく簡単で確実に行えるようになります。
 データ管理には、データベース管理ソフト(MS Access)などが良く使われていますが、果たしてデータベースを使用するほどの件数のデータを取り扱うのでしょうか?顧客データなど増え続けるデータは別ですが、ある一定数量しか管理しないものが対象の場合、データベース管理ソフトではオーバースペックで、逆に管理やメンテナンスが大変になってきます。
 カナリアではそういった一定数量のデータを管理する場合は出来るだけ、汎用性のあるエクセルで管理することをお勧めしています。現在エクセルのソフトで取り扱うことの出来る行数はバージョン2007で104万8576行、2003で6万5536行のデータを取り扱うことが可能です。大抵のデータはこの範囲に入ってしまいます。
 また使用するソフトを減らすことにより、ソフトウェアのライセンス管理などのコスト削減も可能になります。

柔軟な使い方で多くの種類のデータ管理が可能

 エクセルは、表計算ソフトではありますが、フィルター機能といった便利な機能が多数あります。それらの機能を使いこなせば、意外とエクセルだけで用が済んでしまいます。エクセルの機能を使いこなすことにより、多くの種類のデータ管理が可能になります。

関連するデータを一元管理

 関連するデータを一元管理するには、エクセルのシートを利用します。データの一元管理をすることにより、早く目的に到達できるだけではなく、管理業務を他の人に頼みやすくする利点もあります。関連しているデータがそれぞれの場所で管理されている場合は、データを検索したりメンテナンスをかけたりするにも時間が奪われ、なによりトータルで見渡すことができません。


(上図は、ネットマーケティング関連の情報を1つのファイルにまとめた例)

フィルタリングでデータ抽出

 予めデータ項目に区分の列を設けてグループ分けしたい内容を設定しておきます。そうすればエクセルのフィルタ機能を利用することにより、数あるデータからターゲットとなるデータを一括で抽出することが簡単に行えます。


バックアップにはバージョン管理で対応

 データの破損や紛失に備え、保存時にファイル名の後に日付やバージョン情報を付加し保存するようにすることで、誤ってデータを削除した場合、データが壊れてしまった場合など不足の事態や、昔のデータを参照したりといったように柔軟に対応することができます。